´På ekstraordinær generalforsamling den 8. maj 2019 ændredes vedtægterne for Grejs Borgergård, som fremover benævnes Grejs Borgerforening.
Følgende forretningsorden er udarbejdet og vedtaget af den samlede bestyrelse.
1. Opgave
Foreningens opgave er jfr. vedtægterne at
- Medvirke aktivt til at fremme aktiviteter, der tjener til oplysning, styrkelse af socialt sammenhold og almen underholdning i samarbejde med lokalområdets øvrige aktører.
- At danne en administrativ og organisatorisk ramme for målrettede, længere eller kortvarige initiativer til gavn for Grejs for grupper af borgere, og samtidigt holde organisatoriske procedurer på et minimum.
- At afholde arrangementer af almennyttig karakter
- At fremme aktiviteter, der kan sponsorere andre almennyttige foreninger og organisationer i Grejs.
2. Ledelsen
Bestyrelsen består af op til 7 medlemmer samt 2 suppleanter, som alle vælges jfr. vedtægterne. Bestyrelsen udgør foreningens ledelse og øverste myndighed mellem 2 generalforsamlinger.
Bestyrelsen konstituerer sig med formand, kasserer og sekretær. Bestyrelsen kan udpege et medlem udenfor bestyrelsen til at varetage kassererfunktionen. Suppleanterne kan deltage i møderne uden stemmeret.
Formanden og kasseren tegner i fællesskab bestyrelsen i forhold til økonomiske dispositioner og bankanliggender. I forhold til andre anliggender kan formanden og 1 bestyrelsesmedlem tegne foreningen.
Bestyrelsen kan nedsætte arbejdsudvalg og støtte initiativer jfr. vedtægterne, som kan tildeles økonomisk kompetence efter indgået budgetaftale. Udvalg og initiativer referer og rapporterer til bestyrelsen.
3. Møder
Formanden indkalder til bestyrelsesmøder efter behov og/ eller ønske fra øvrige bestyrelsesmedlemmer.
Dagsordnen for mødet skal som minimum indeholde
- Godkendelse af dagsorden
- Opfølgning på referat fra sidste møde
- Meddelser fra formanden
- Meddelelser fra arbejdsgrupper og initiativer
- Meddelser fra andre
- Økonomisk status fra kasseren
- Beslutninger om tiltag
- Information og PR
- Eventuelt
- Fastlæggelse af næste møder
4. Mødeform og kompetence
Punkter til dagsorden skal være formanden i hænde senest 10 dage før mødet.
Dagsorden udsendes af formanden senest 8 dage før mødet.
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 2/3 medlemmer er til stede. Beslutningerne kræver almindeligt flertal.
Sekretæren sender senest 3 dage efter mødet udkast til beslutningsreferat til bestyrelsen til bemærkninger. Eventuelle bemærkninger skal være sekretæren i hænde inden for 3 dage. Sekretæren udsender det endelige beslutningsreferat og offentliggør det på hjemmesiden senest 7 dage efter bestyrelsesmødet.
Al korrespondancen foregår pr. e-mail.
Et udskrift af referatet underskrives på efterfølgende bestyrelsesmøde og opbevares i en protokol.
5. Fortrolighed og tavshedspligt
Beslutningsreferater, der offentligøres på foreningens hjemmeside, indeholder ikke personfølsomme oplysninger.
Såfremt der indgår fortrolige og/ eller følsomme oplysninger om økonomi, personer mv. i bestyrelsens arbejde, er medlemmerne omfattet af tavshedspligt og kan ikke offentliggøre oplysningerne.
6. Ændring af forretningsorden
Efter den årlige generalforsamling gennemgår bestyrelsen forretningsordenen for eventuelle ændringer.
Vedtaget af Bestyrelsen for Grejs Borgerforening den 18. juni 2019.
